Datos de Empleados: Tipos, Gestión y Valor

Entender los comportamientos y motivaciones de los empleados es fundamental para retener el talento y maximizar el potencial de tus equipos. Sin embargo, muchos gerentes de Recursos Humanos (RRHH) y operaciones de personal aún subutilizan uno de sus recursos más valiosos: los datos de empleados.

https://www.youtube.com/watch?v=0gcJCdgAo7VqN5tD

Aunque la mayoría de los directores de RRHH afirman que la analítica de personas es un componente central de sus estrategias, solo el 42% de las empresas tienen una cultura de RRHH basada en datos.* ¿Qué las frena? Capturar, organizar y analizar los datos correctos de los empleados, mientras se navega por preocupaciones éticas y regulaciones de privacidad en constante cambio, es un desafío enorme para los equipos de RRHH a nivel mundial. Muchas empresas aún dependen de sistemas de gestión de datos obsoletos, lo que dificulta el almacenamiento y análisis de información crítica de los empleados.

Si te sientes abrumado por la cantidad de datos de personas, ¡sigue leyendo! Te ayudaremos a conocer los diferentes tipos de información de la fuerza laboral y cómo la recopilación y gestión efectiva de tus datos puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de RRHH.

*McKinsey, 2022

Por Qué los Datos de Empleados Son Cruciales para RRHH

Los datos de empleados incluyen todo lo que recopilas sobre tu fuerza laboral, desde detalles básicos de contacto hasta puntuaciones de compromiso, registros de aprendizaje y seguimiento del tiempo. Hoy en día, estos datos son una mina de oro de insights que pueden optimizar procesos y respaldar la toma de decisiones. Al aprovechar eficazmente la información de los empleados, los equipos de RRHH pueden reducir la rotación, agilizar las funciones principales de gestión de personas y garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y de privacidad de datos.

Con los procesos y la tecnología de analítica de personas adecuados, los profesionales de RRHH pueden usar los datos de los empleados para desbloquear insights, identificar problemas y descubrir oportunidades para mejorar las estrategias de RRHH. Por ejemplo, un estudio de McKinsey encontró que avanzar en diversidad, equidad e inclusión (DEI) era una prioridad para al menos el 70% de las organizaciones en 2023. La gestión efectiva de los datos de los empleados puede ser un activo poderoso aquí, ayudando a los equipos de RRHH a medir métricas relacionadas con DEI, como el sentimiento de los empleados con más detalle, y a rastrear la diversidad de su fuerza laboral utilizando datos demográficos.

Las organizaciones que no aprovechen los datos y la analítica (D&A) tendrán dificultades para seguir siendo competitivas, especialmente a medida que la inteligencia artificial (IA) transforma las operaciones comerciales.

Los 7 Tipos Clave de Datos de Empleados

Aunque los datos de los empleados son un elemento esencial de los RRHH modernos, muchas organizaciones carecen de la comprensión necesaria para usarlos de manera efectiva y conforme a las normativas. Si estas brechas no se abordan, pueden generar desconfianza, imprecisiones e incluso problemas legales relacionados con leyes laborales, regulaciones de privacidad y políticas antidiscriminación.

Para ayudarte a evitar tales problemas, hemos delineado los siete tipos principales de datos de empleados que tu estrategia de RRHH debería cubrir:

1. Información Demográfica

Los datos demográficos proporcionan información socioeconómica básica sobre tu fuerza laboral, generalmente incluyendo género, etnia, nacionalidad, educación y, a veces, religión. Estos datos son cruciales para comprender la diversidad dentro de tu organización. Además, pueden destacar patrones y tendencias que te ayuden a refinar tus iniciativas de RRHH y procesos de contratación.

2. Información Personal

Los datos personales de los empleados cubren información básica como nombres, fechas de nacimiento, direcciones de domicilio y contactos de emergencia. Es esencial mantener registros actualizados y garantizar que tus sistemas de gestión de personas cumplan con los estándares de privacidad y seguridad. Un sistema de información de RRHH (HRIS) integral puede centralizar esta información de forma segura y ofrecer un portal de autoservicio para empleados para reducir las cargas administrativas.

3. Datos de Compromiso del Empleado (Engagement)

Los datos de compromiso del empleado proporcionan algunos de los insights más valiosos para los líderes de RRHH que buscan retener a su personal. Al observar métricas clave de engagement, es fácil encontrar áreas de mejora e impulsar cambios positivos en toda tu empresa. Los componentes clave de los datos de compromiso de los empleados incluyen feedback de encuestas, puntuaciones de satisfacción de los empleados, así como insights de entrevistas de permanencia y salida, reuniones 1:1 y revisiones de desempeño.

4. Datos de Desempeño del Empleado

Los datos de desempeño rastrean el recorrido de un empleado en tu empresa, capturando objetivos, revisiones y otra información relacionada con el feedback y el desempeño. Recopilar datos de desempeño y desarrollo puede ayudarte a crear planes de mejora y desarrollo de desempeño impactantes, mejorar las habilidades de liderazgo y garantizar que los empleados de alto rendimiento sean reconocidos.

5. Datos de Registro de Tiempo y Asistencia

El seguimiento de la asistencia y las horas de trabajo es esencial para el cumplimiento de las regulaciones locales, la precisión de la nómina y la identificación de patrones como el absentismo o el exceso de horas extras frecuentes. Los puntos de datos de registro de tiempo y asistencia incluyen horas trabajadas, horas extras, días de vacaciones, bajas por enfermedad y asignación de tiempo a proyectos. Existen varias aplicaciones prácticas para estos datos de empleados, desde promover el equilibrio entre la vida laboral y personal y evitar el agotamiento hasta calcular los costos de los proyectos, llevar un registro de las vacaciones pagadas (PTO) y cumplir con todas las regulaciones de seguimiento.

6. Registros de Nómina

Mantener datos de nómina precisos es una responsabilidad central para cualquier departamento de RRHH. Estos registros suelen incluir: Datos de gestión de beneficios, promociones y compensaciones; Historial de nómina y declaraciones de impuestos; Registros de recibos de pago; Información sobre altas y bajas; Acuerdos de bonificación. Utilizar un sistema especializado puede ayudar a automatizar estas tareas rutinarias para minimizar errores, optimizar la asignación de recursos e impulsar la eficiencia dentro de tu equipo de RRHH.

7. Datos de Contratos y Cumplimiento

Los equipos de operaciones y los profesionales de personas necesitan gestionar de forma segura acuerdos de empleo, políticas y otros documentos legales. Estos datos suelen cubrir acuerdos y contratos de empleo, incluidos detalles como la duración del empleo, el puesto de trabajo y las horas de trabajo. También abarca documentación fiscal, verificación de elegibilidad para trabajar, registros de capacitación, certificaciones profesionales y cualquier registro disciplinario en archivo. Es vital asegurarse de que estos registros se actualicen periódicamente con información precisa y se almacenen de forma segura para proteger a tus empleados y tu negocio de riesgos de cumplimiento y privacidad de datos.

5 Mejores Prácticas para la Recopilación de Datos de Empleados

Una vez que hayas determinado los datos de empleados que necesitas, requieres una estrategia clara de recopilación de datos. Querrás procesos robustos para usar estos datos para respaldar tus objetivos y garantizar el cumplimiento normativo. Aquí hay cinco mejores prácticas para comenzar:

1. Determinar el objetivo de la recopilación de datos: ¿Qué esperas lograr con los datos? ¿Estás midiendo el compromiso de los empleados, garantizando el cumplimiento o mejorando tu estrategia de reclutamiento? Articular cómo tus iniciativas de información se relacionan con tus objetivos organizacionales te ayudará a enfocarte en los datos de empleados más relevantes para respaldar tus objetivos de RRHH.

2. Definir tus fuentes de datos de empleados: Luego deberás decidir de dónde recopilar los datos de los empleados. Por ejemplo, si estás tratando de mejorar las puntuaciones de satisfacción de los empleados y aumentar la retención, es posible que desees recopilar datos de empleados de reuniones 1:1, revisiones anuales y encuestas rápidas; si estás evaluando presupuestos salariales para el año siguiente, podrías consultar contratos de empleados y datos de beneficios.

3. Priorizar la privacidad y el consentimiento del empleado: En una era de crecientes preocupaciones por la privacidad de los datos y regulaciones estrictas, garantizar la confianza de los empleados y el cumplimiento legal es fundamental. Siempre obtén el consentimiento de tus empleados antes de recopilar, almacenar y usar su información personal, y siempre considera las implicaciones éticas de cualquier recopilación de datos. Esto es crucial para adherirse a las leyes de privacidad y establecer confianza dentro de tu organización.

4. Elegir las herramientas adecuadas: Usar software obsoleto o ineficaz puede llevar a insights de datos inexactos, análisis sesgados y recursos desperdiciados. Necesitas una herramienta que sea fácil de usar, se integre con tus sistemas existentes y pueda crecer con tu organización.

5. Integrar la recopilación de datos con procesos existentes: La recopilación de datos puede complicarse si utilizas diferentes sistemas, pero consolidar los datos en una plataforma centralizada te dará una visión más completa del rendimiento de los empleados. Con productos de RRHH integrados, es fácil adoptar un enfoque holístico de analítica de personas que respalde una comprensión más profunda de las motivaciones de los empleados e impulse una toma de decisiones más estratégica.

Principales Técnicas para la Gestión de Datos de Empleados

Una vez que hayas definido tus métodos de recopilación de datos de empleados, el siguiente paso es esbozar un plan para gestionar la información que has recopilado. Hacerlo bien te ayudará a organizar los datos, aprovechar los insights para la toma de decisiones, simplificar los procesos de RRHH y mejorar la cultura de tu lugar de trabajo. Aquí te explicamos cómo empezar:

Construir una Base de Datos Segura

Si aún almacenas datos de empleados en simples hojas de cálculo o en múltiples herramientas (¡o archivadores!), es hora de una actualización. Una base de datos robusta y centralizada te permitirá ordenar y filtrar datos de diversas fuentes, ahorrando tiempo y estrés a tu equipo de RRHH. Para mayor seguridad, restringe el acceso a información sensible a individuos autorizados. Es importante contar con sistemas que permitan permisos de acceso personalizados para alinearse con tus políticas y requisitos de cumplimiento.

Practicar la "Higiene de Datos"

La "higiene de datos" es el proceso completo para asegurar que la información de tus empleados permanezca precisa, limpia y confiable a lo largo del tiempo. Asegura la integridad de los datos en tus sistemas de gestión de personas auditando y actualizando regularmente tus registros y procesos para:

• Validación de Datos: Establece verificaciones o reglas del sistema para verificar que los datos son correctos y están formateados adecuadamente al ingresar al sistema.
• Limpieza de Datos (Cleansing): Revisa regularmente tus datos para eliminar errores, duplicados e inconsistencias (incluso un nombre mal escrito puede causar problemas).
• Estandarización de Datos: Aplica una estructura uniforme a tu información, como establecer convenciones de nomenclatura o usar abreviaturas acordadas en toda la organización.

Una buena higiene de datos te ayuda a evitar ineficiencias y minimizar errores en la toma de decisiones. Antes de eliminar registros, verifica las políticas de retención de datos para tu industria; es posible que se te requiera conservar ciertos registros de empleados durante años. Un sistema de gestión de RRHH inteligente puede ayudarte a almacenar y gestionar tus documentos de forma segura.

Educar al Equipo sobre Seguridad de Datos

La seguridad de los datos es un pilar de cualquier estrategia de información de empleados. Es importante alentar a toda tu fuerza laboral a ver la ciberseguridad como una responsabilidad colectiva. Comienza asegurándote de que tus equipos comprendan el "porqué" detrás de las reglas de protección de datos y cómo protegen la información sensible. También es crucial proporcionar capacitación para que los empleados se sientan capacitados para usar las mejores prácticas de seguridad de datos e identificar, reportar y prevenir cualquier incidente.

Automatizar Procesos de Análisis de Datos

En la era del big data y la IA, la automatización del análisis de datos ha evolucionado de un lujo a una necesidad. Al implementar procesos y automatizaciones más sofisticados, asegúrate de que los gerentes, los reportes y los equipos de RRHH comprendan cómo usarlos de manera efectiva. La IA puede transformar el feedback en insights valiosos en segundos, analizando respuestas de encuestas y proporcionando recomendaciones accionables. Los features de IA también pueden mostrar tendencias de desempeño, sugerir rutas de aprendizaje y desarrollo personalizadas, dar sugerencias a los gerentes para revisiones de desempeño y más.

Aprovechar los Insights para Mejorar el Engagement

Recopilar y gestionar datos de empleados es solo el primer paso. El valor real proviene de usar estos insights para impulsar el engagement, la productividad y el éxito general. Esto podría implicar identificar y abordar los puntos débiles de los empleados, apoyar la salud de la fuerza laboral, mejorar los procesos de incorporación, desarrollar planes de desarrollo profesional personalizados o usar datos de desempeño para recompensar el talento superior.

Entendiendo los Diferentes Tipos de Empleados

Además de gestionar los datos, es fundamental para RRHH comprender las distintas categorías de trabajadores que una empresa puede emplear. El término "tipo de empleado" describe estas distinciones, y las organizaciones deben tener en cuenta las normas y requisitos que establece la ley para cada categoría al contratar y gestionar personal.

Conocer los diferentes tipos de empleados es útil al contratar para un nuevo puesto, ya que te permite asegurarte de que estás contratando a personas con un estatus que se adapte mejor a tu equipo y a las necesidades de la organización. Además, tener este conocimiento permite a los profesionales de RRHH gestionar y compensar a los empleados de acuerdo con la ley.

Principales Categorías de Empleados

Aquí te presentamos las categorías más comunes de empleados:

Empleados a Tiempo Completo

Generalmente trabajan alrededor de 40 horas semanales y tienen derecho a beneficios como seguro médico, planes de jubilación y vacaciones pagadas. En algunos países, como Estados Unidos para empresas con 50 o más trabajadores a tiempo completo, la cobertura sanitaria es un requisito.

Empleados a Tiempo Parcial

Trabajan menos horas que los empleados a tiempo completo, a menudo por debajo del umbral de 40 horas semanales. Pueden no tener derecho a los mismos beneficios que los empleados a tiempo completo y suelen ser remunerados por horas.

Empleados Temporales

Son contratados por un período de tiempo definido o hasta que finaliza un proyecto específico. No suelen tener derecho a beneficios y, a menudo, las empresas los contratan a través de agencias de trabajo temporal.

Contratistas Independientes

Estos trabajadores son autónomos o empresas externas que ofrecen bienes o servicios bajo contrato. Tienen más control sobre cómo y cuándo realizan el trabajo, gestionan sus propios beneficios, impuestos y materiales. La relación laboral es diferente a la de un empleado directo.

Empleados Estacionales

Son contratados para cubrir picos de trabajo durante temporadas específicas, como vacaciones o verano. Aunque su empleo es temporal, en algunos contextos tienen derecho a ciertos beneficios como la seguridad social o el desempleo, ya que no se les considera empleados fijos.

Empleados Arrendados (Leased)

Son empleados de una empresa de colocación que luego son "arrendados" o asignados a trabajar para otra empresa cliente, generalmente por períodos prolongados. La empresa de colocación es quien gestiona su nómina y proporciona sus beneficios.

Empleados Voluntarios (At-Will)

Este concepto es prevalente en Estados Unidos. Significa que, excepto en ciertas circunstancias o estados (como Montana), tanto el empleado como el empleador pueden terminar la relación laboral en cualquier momento, con o sin causa o aviso, siempre que no viole leyes antidiscriminación o contratos específicos. Los trabajadores 'at-will' también tienen derechos, como la libertad de dejar la empresa.

Becarios

Son individuos, a menudo estudiantes, que trabajan en una empresa para adquirir experiencia práctica. Pueden trabajar a tiempo completo o parcial y son supervisados. Las prácticas pueden ser remuneradas o no remuneradas, sujetas a regulaciones específicas que varían según la región.

Comparativa de Tipos de Empleados

Preguntas Frecuentes sobre Datos y Tipos de Empleados

¿Por qué es importante gestionar los datos de los empleados?

La gestión de datos de empleados es vital para optimizar la toma de decisiones en RRHH, mejorar la retención de talento, aumentar la productividad, asegurar el cumplimiento legal y normativo, y crear una cultura organizacional positiva. Permite obtener insights valiosos sobre la fuerza laboral.

¿Cuáles son los principales tipos de datos de empleados que debo recopilar?

Los tipos clave incluyen información demográfica, personal, datos de compromiso, datos de desempeño, registros de tiempo y asistencia, registros de nómina y datos de contratos y cumplimiento. La selección exacta depende de tus objetivos y las regulaciones aplicables.

¿Qué diferencia clave existe entre un empleado temporal y un contratista independiente?

La principal diferencia radica en la relación laboral y el control. Un empleado temporal es un empleado directo de la empresa (o de una agencia que lo asigna), mientras que un contratista independiente es una entidad externa que presta servicios bajo un contrato, con mayor autonomía sobre cómo realiza su trabajo y responsable de sus propios beneficios e impuestos.

Conclusión

Los datos de los empleados son un activo estratégico invaluable para cualquier departamento de Recursos Humanos. Al comprender los diversos tipos de información que se pueden recopilar y, crucialmente, cómo gestionarlos de manera segura, ética y eficiente, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas, mejorar la experiencia del empleado y garantizar el cumplimiento normativo. Sumado a un conocimiento claro de los diferentes tipos de empleados y sus implicaciones legales y administrativas, RRHH está mejor equipado para construir y gestionar una fuerza laboral diversa, comprometida y de alto rendimiento, impulsando el éxito general de la empresa.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a Datos de Empleados: Tipos, Gestión y Valor puedes visitar la categoría Bases de datos.